Когато обектът ползва софтуер за продажбите, а не само самостоятелен касов апарат, той попада под изискванията на Наредба Н-18 за софтуер за управление на продажбите (СУПТО). Текстът на наредбата е дълъг, но за собственика всичко се свежда до няколко практични въпроса. Ето чеклист, който можете да минете за 10 минути. Той не замества консултацията със счетоводител, но показва къде да гледате.
Чеклист: какво трябва да е изпълнено в обекта
1. Софтуерът е в списъка на НАП
СУПТО трябва да е регистриран в публичния списък на НАП и обектът да е деклариран, че го ползва. Проверете името и версията на софтуера при доставчика си.
2. Всяка продажба минава през фискално устройство
Касовата бележка се издава от фискално устройство, свързано със софтуера. HelloPOS работи с фискални устройства на Datecs, Daisy и Tremol, както и с модели на Eltrade и Incotex, чрез отворения стандарт ErpNet.FP.
3. Бележката се издава при плащането
Касовата бележка се издава при получаване на плащането — в брой, с карта или по друг начин. Служебните копия и кухненските бонове не са касови бележки и не бива да се печатат на фискалното устройство.
4. Сторно с документ
Връщането на пари или анулирането на продажба става чрез сторно на оригиналната бележка, а не чрез изтриване. В HelloPOS сторното се прави от касата, свързано с оригиналната продажба.
5. Дневен отчет (Z отчет)
В края на всеки работен ден трябва да се приключи с дневен Z отчет от фискалното устройство. Най-често това се забравя, когато смяната свърши късно.
6. Достъп за НАП
Софтуерът трябва да осигурява достъп на органите по приходите до данните за продажбите и да може да ги изнесе в изисквания формат.
Как HelloPOS покрива всяка точка
Касовата бележка винаги отива на фискалното устройство
Маршрутът на печат е строго разделен: касовата бележка отива само на фискалното устройство, а служебните копия и кухненските бонове — само на обикновените принтери. Така не може по погрешка да се регистрира „продажба“ от служебно копие.
Автоматичен дневен Z отчет
За всеки обект задавате час, в който HelloPOS сам пуска Z отчета, а при желание и затваря касата. Ако компютърът е бил изключен в този час, отчетът се пуска при включване — но не по-късно от ранните сутрешни часове, за да не попадне в новия ден.
Одитен достъп и месечен експорт
HelloPOS дава защитен достъп за проверка на данните за продажбите, както и месечен XML експорт.
Най-честите грешки в обектите
- Продажба без бележка „защото е колега“. Всяка продажба е продажба.
- Служебно копие, отпечатано като фискален бон. Фискалната памет е постоянна — грешката се поправя само със сторно.
- Пропуснат Z отчет. Автоматизирайте го.
- „Стара каса до новата“. Двете системи трябва да са декларирани и да не се смесват.
- Изтрити продажби вместо сторно. Добрият софтуер не позволява изтриване — и правилно.
Какво да попитате доставчика си
- Вписан ли е софтуерът в списъка на НАП и с коя версия?
- С кои фискални устройства работи?
- Как се прави сторно и как се вижда в отчетите?
- Може ли Z отчетът да е автоматичен?
- Как се дава достъп на проверяващ орган?
Често задавани въпроси
Ако ползвам само касов апарат без софтуер, засяга ли ме Н-18?
Изискванията за СУПТО се отнасят за обектите, които ползват софтуер за управление на продажбите. Самостоятелният касов апарат има свои изисквания — уточнете със счетоводителя си.
Кои фискални устройства поддържа HelloPOS?
Устройства на Datecs, Daisy и Tremol, както и модели на Eltrade и Incotex, чрез ErpNet.FP.
Може ли Z отчетът да се пуска сам?
Да. Задавате час за всеки обект и HelloPOS пуска отчета автоматично.
Пробвайте HelloPOS 14 дни безплатно
Всичко описано тук е включено в HelloPOS и работи още от първия ден. Създайте акаунт — 14 дни безплатно, без банкова карта и с отказ по всяко време. Ако искате да видите кой план пасва на вашия обект, разгледайте цените или ни пишете — ще ви покажем системата върху вашето меню.