Касова бележка: какво задължително пише на нея и какво не е валидно

Седемнайсетте задължителни реквизита

Списъкът по чл. 26, ал. 1 е изчерпателен. Точки 16 и 17 са добавени по-късно и имат условно приложение.

• •Наименование и адрес за кореспонденция на лицето по чл. 3.
• •Наименование и адрес на търговския обект, а когато няма стационарен обект — текстът „БЕЗ СТАЦИОНАРЕН ОБЕКТ“.
• •Пореден номер на касовата бележка.
• •Идентификационен номер по чл. 84 от ДОПК на лицето по чл. 3.
• •Идентификационен номер по ЗДДС — за регистрираните лица.
• •Име или номер на касиера.
• •Наименование на стоката или услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове.
• •Обща сума за плащане и начин или начини на плащане.
• •Дата и час на издаване.
• •Графично фискално лого по приложение № 18 и текстът „ФИСКАЛЕН БОН“.
• •Индивидуални номера на фискалното устройство и на фискалната памет.
• •Номер на касовото място — за лицата по чл. 6, работещи с КЛЕН.
• •Номер на обекта — при електронна система с фискална памет.
• •Контролно число на документа.
• •Номер и дата на фактура — при плащане по доставка с непрекъснато изпълнение.
• •Двумерен баркод (QR код) — освен при бон, издаван и визуализиран само на дисплей на автомат за самообслужване.
• •Уникален номер на продажбата (УНП) — когато се използва софтуер от списъка по чл. 118, ал. 16 от ЗДДС.

QR кодът: какво съдържа и как изглежда

QR кодът е въведен като реквизит с ДВ, бр. 76 от 2017 г. Съдържанието му е определено в чл. 26, ал. 5, а техническите му характеристики — в приложение № 18а.

Полетата са пет, разделени със звездичка: номер на фискалната памет, номер на документа, дата, час и обща сума. За фискално устройство форматът е FMIN*номер на документ*ГГГГ-ММ-ДД*ЧЧ:ММ:СС*обща сума, например 01234567*0000000123456789*2017-05-20*12:45:56*45.89. При интегрирана автоматизирана система на мястото на FMIN стои индивидуалният номер на системата.

Кодирането е ASCII по стандарт ISO/IEC 8859-5, разделителят е звездичка, а размерът не може да бъде по-малък от 18 на 18 милиметра. Кодът стои в края на документа, непосредствено преди текста „ФИСКАЛЕН БОН“ или „СИСТЕМЕН БОН“, а при дубликат — преди „СЛУЖЕБЕН БОН“.

Две детайлни правила, които програмистите пропускат: QR кодът не участва при формирането на контролното число и не се отпечатва на копията от КЛЕН.

Сторно операция: основания и срокове

Член 31, ал. 1 допуска сторно на три основания и само след приключена сметка на клиента: рекламация или връщане на стока, операторска грешка, или намаление на данъчната основа. Документира се с документ, издаден от фискалното устройство или от интегрираната система — не с ръчна бележка и не с обикновен служебен бон.

Сторно документът трябва да съдържа най-малко реквизитите по чл. 26, ал. 1, т. 1–11, номера, датата и часа на оригиналния фискален бон, причината за сторното, надписа „СТОРНО“, индивидуалния номер на фискалната памет и УНП, когато се ползва софтуер от списъка.

Сроковете по ал. 4 са различни за различните основания и това е капанът. При операторска грешка сторното може да се направи до 7-о число на месеца, следващ месеца на грешката — след това вече не може и остава корекция по общия ред на ЗДДС. При връщане или рекламация сторното се прави в момента на възстановяване на сумата.

• •Устройството проверява касовата наличност: сторно не се допуска при недостатъчна наличност, освен при операторска грешка — чл. 31, ал. 3.
• •Сторно не се допуска при продажба на горива през електронна система с фискална памет и при непрограмирани стоки по чл. 27, ал. 3 — ал. 7.
• •Сторно не се допуска при автомати на самообслужване — ал. 8.
• •Кредитното известие също се издава от фискалното устройство или от интегрираната система — ал. 9.

Дубликат: точно един и веднага

Режимът е в приложение № 1, раздел I, буква „в“ и в раздел V. За фискално устройство допустим е един-единствен дубликат за всеки фискален бон, означен с надпис „ДУБЛИКАТ“ на отделен ред с букви с двойна широчина, и той се издава само непосредствено след последния издаден фискален бон, който дублира.

Издаденият дублиращ бон е служебен бон, не фискален документ. Той не замества изгубена касова бележка пред трети лица.

За интегрираните автоматизирани системи режимът е по-либерален: дубликатът може да бъде издаден и на по-късен етап, като задължително съдържа номера и датата на системния бон, за който се издава.

Фактура вместо касова бележка — не работи

Член 25, ал. 1 започва с думите „независимо от документирането с първичен счетоводен документ“. Фактурата и бонът съществуват паралелно, а не алтернативно.

Санкцията по данъчното право е отделна от административната и често по-скъпа. Член 10, ал. 4 от Закона за корпоративното подоходно облагане казва, че липсата на фискална касова бележка, когато е налице задължение за издаването ѝ, е основание за непризнаване на счетоводен разход за данъчни цели. Член 10, ал. 6 отива по-нататък: разходите по чл. 204, ал. 1, т. 1 могат да се документират само с фискален бон.

Обратната посока е разрешена. По чл. 34 фискалните бонове са и фактури или кредитни известия по смисъла на ЗДДС, ако отговарят на изискванията му.

Едно тясно изключение съществува: при пощенски паричен превод по чл. 25, ал. 4 се допуска да не се издава документът по чл. 3, ал. 1, ако за продажбата е издаден данъчен документ по чл. 112 от ЗДДС, съдържащ данните по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8. Това не е изключение за плащане в брой на място.

Електронна касова бележка

Член 118, ал. 3 от ЗДДС, в редакцията в сила от 01.01.2026 г., продължава да определя фискалния и системния бон като хартиени документи. Електронният бон е изключение, не правило.

Изключенията са две. По чл. 3, ал. 18 от наредбата, ново от ДВ, бр. 38 от 2024 г., електронен фискален бон е допустим във физически търговски обект, но само ако лицето е избрало софтуер от списъка по чл. 118, ал. 16 от ЗДДС и е подало информация по приложение № 32. По чл. 3, ал. 19, ново от ДВ, бр. 42 от 2025 г., електронен бон е допустим при електронен магазин, интегрирана автоматизирана система или електронна система с фискална памет — при условие че лицето разполага с данните за клиента и съхранява данни за начина, датата, часа и минутата на предоставяне.

Начинът на предоставяне е уреден в чл. 25, ал. 13: изпращане на електронния адрес на клиента, визуализация в профил на клиента в сайт или мобилно приложение, или друг електронен път. Разпоредбата завършва еднозначно: при поискване от клиента бонът се издава на хартия. Същото е и в чл. 118, ал. 22 от ЗДДС.

В каква валута се изписват сумите

В евро и центове. Член 20, ал. 2 от Закона за въвеждане на еврото задължава всяко лице, което приема плащания и издава фискален или системен бон, да ги регистрира и отчита в евро и центове, а чл. 26, ал. 4 от наредбата постановява, че всички регистрирани и натрупвани суми се изразяват във валутата на Република България.

Периодът на двойно обозначаване на цените приключи на 08.08.2026 г. — той е фиксиран в чл. 15, ал. 2 от същия закон от 08.08.2025 г. до 08.08.2026 г. Задължението общата сума да се обявява и в предишната парична единица е отпаднало.

Остава възможността по чл. 26, ал. 4а от наредбата: общата сума за плащане може да бъде посочвана и в друга валута, като задължително се отразява и обменният курс, по който е превалутирана. Това вече е избор на търговеца, не задължение.