Наредба № Н-18: какво изисква от търговеца през 2026 г.
Последна редакция 13.09.2026 · по официални източници, изброени в края
Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. урежда как се регистрират и отчитат продажбите чрез фискални устройства. Последната ѝ редакция е обнародвана в ДВ, бр. 42 от 23.05.2025 г. Изменение от 2026 г. няма, макар част от разпоредбите на това изменение да влизат в сила от 01.01.2026 г.
Основното правило е кратко: всяка продажба в търговски обект се отчита с фискален бон, независимо дали е издадена и фактура. Изключенията са изчерпателно изброени в чл. 4 и чл. 5, а плащането по банков път е извън обхвата.
Най-скъпата заблуда на пазара е, че наредбата задължава използването на СУПТО. Не задължава. От 26.02.2021 г. режимът е доброволен — чл. 118, ал. 18 от ЗДДС казва „може да избере“. Задължението възниква едва след направен избор.
Кой е длъжен да издава касов бон
Член 3, ал. 1 задължава всяко лице да регистрира и отчита продажбите в търговски обект чрез фискален бон от фискално устройство или системен бон от ИАСУТД. Член 25, ал. 1 добавя формулировката, която решава повечето спорове: задължението важи „независимо от документирането с първичен счетоводен документ“.
Извън обхвата са плащанията по банков път — внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод и директен дебит. При наличен паричен превод или пощенски паричен превод се издава друг документ с реквизитите по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8.
Отделно чл. 4 освобождава единайсет дейности, а чл. 5 — определени лица. Разликата между двата члена е съществена: чл. 4 освобождава по дейност, чл. 5 — по лице. Освобождаването по чл. 4 отпада, ако в същия обект се извършва и друга, необхваната дейност.
- •Освободени дейности по чл. 4 (накратко): вестници и списания; собствена непреработена селскостопанска продукция извън търговски обект; билети и карти по ЗДвП и хазартното законодателство; самолетни билети; дейност на вероизповеданията; отдаване под наем от физически лица нетърговци; занаятчийски дейности; свободни професии; продажби в населени места под 300 души във високопланински и труднодостъпни места; чуждестранни лица на международни мероприятия; места без покритие на мобилен оператор.
- •Освободени лица по чл. 5: държавата и държавните и местните органи; банките; доставчиците на платежни услуги; финансовите къщи; пенсионноосигурителните дружества.
- •При продажба на течни горива задължението важи и при плащане по банков път — чл. 3, ал. 2, като отчитането е през ЕСФП.
Видове фискални устройства
Член 2, ал. 2 изброява действащите видове. ИАСУТД по чл. 6 стои отделно — тя не е фискално устройство, а интегрирана автоматизирана система, която издава системен бон.
| Съкращение | Какво означава | Къде се използва |
|---|---|---|
| ЕКАФП | Електронен касов апарат с фискална памет | Самостоятелен апарат — работи и без компютър |
| ФПр | Фискален принтер | Управлява се от софтуер; сам по себе си не приключва продажба |
| ЕСФП | Електронна система с фискална памет | Търговия с течни горива |
| ФУВАС | Фискално устройство, вградено в автомат на самообслужване | Вендинг автомати |
| ИАСУТД | Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност | Издава системен бон, не фискален |
Точка 4 от чл. 2, ал. 2 е обявена за нищожна с Решение № 5079 на Върховния административен съд. Ако някъде видите цитиране на „чл. 2, ал. 2, т. 4“, източникът е остарял.
Регистрация и дерегистрация на устройството
Въвеждането в експлоатация минава през сервизната организация: заявление по приложение № 24 и свидетелство по приложение № 11 за фискално устройство или № 11а за ИАСУТД. Самата регистрация обаче е дистанционна — устройството изпраща съобщение по приложение № 17 до НАП.
Тук е капанът, който струва запечатан обект. Член 18, ал. 3 казва, че устройството се счита за регистрирано при получаване от НАП на потвърждение за успешна регистрация, а ал. 5 забранява отчитане на продажби преди това. Подаването на документите от сервиза не е регистрация. Работа в междинния прозорец попада в чл. 186, ал. 1, т. 1, буква „б“ от ЗДДС — основание за запечатване.
Дерегистрацията е огледална. По чл. 20, ал. 2 датата на извеждане от експлоатация е датата, на която НАП потвърди съобщението, а по ал. 5 преди дерегистрация задължително се изпращат всички неизпратени данни. При повреда, при която връзка не може да се установи, датата е тази на протокола за демонтаж на фискалната памет, а лицето уведомява НАП писмено в тридневен срок.
При смяна на сервизната организация или при промяна в регистрационните данни промяната се заявява в деня на настъпване на обстоятелството — чл. 19. При изгубено или повредено свидетелство срокът е три работни дни — чл. 21.
Договор за сервизно обслужване — безусловно задължителен
Изискването е дублирано в закона и в наредбата, което е рядко и показва колко държи законодателят на него. Член 118, ал. 5 от ЗДДС изисква писмен договор за техническо обслужване и ремонт, а чл. 16, ал. 1 от наредбата уточнява: при въвеждане в експлоатация и работа с фискално устройство лицето трябва да има сключен писмен договор с лице, получило разрешение от Български институт по метрология за съответния тип устройство.
Член 16, ал. 2 задължава в паспорта на устройството да се впишат наименованието, адресът, ЕИК и телефонът на сервиза, номерът и датата на разрешението от БИМ, както и номерът, датата и срокът на валидност на договора.
При електронни системи с фискална памет режимът е по-тежък: чл. 16а изисква първоначална проверка, блок-схема и периодични проверки на всеки две години, а новият чл. 16б от 2025 г. — отделен договор за сервиз на средствата за измерване и водене на дневник.
Изтекъл или прекратен сервизен договор е самостоятелно нарушение на чл. 16, ал. 1 — независимо от това дали устройството издава коректни бонове. Член 16, ал. 3 е отменен с Решение № 14406 от 20.11.2020 г. на ВАС, но ал. 1 стои непокътната.
Задължителен ли е СУПТО
Не е. Това е най-разпространената грешка на българския пазар и си струва да се каже с членове.
Член 118, ал. 18 от ЗДДС, в редакцията от ДВ, бр. 104 от 2020 г.: лице, което желае да ползва софтуер за управление на продажбите, „може да избере“ да използва софтуер от списъка по ал. 16. Едва след този избор възниква задължението — в този обект да се ползва само този софтуер. Изборът се заявява с информация по приложение № 32 и се счита за направен от деня, следващ деня на подаването.
Две разпоредби доказват доброволността от обратната страна. Член 26, ал. 12 разрешава на лице, ползващо софтуер извън списъка, да издава фискален бон с уникален номер на продажбата или с номер във формат на УНП. Член 31, ал. 13 прави същото за сторно бона. Ако СУПТО беше задължителен, тези две разпоредби нямаше да имат смисъл.
Санкцията също е тясна. Член 185б от ЗДДС наказва разминаването между декларирания избор и реалното поведение — лице, което е избрало софтуер от списъка, но ползва друг. Състав, който да наказва обикновено ползване на софтуер извън списъка от лице, което изобщо не е правило избор, не съществува.
Изборът носи и привилегия: по чл. 186а от ЗДДС запечатване не се прилага при първо неиздаване на документ за продажба, ако лицето е избрало и използва само софтуер от списъка. Това е логиката на цялата реформа — стимул, а не тежест.
Санкции и запечатване на обект
Работят три отделни механизма: глоба или имуществена санкция по чл. 185 и следващите от ЗДДС, принудителната административна мярка запечатване по чл. 186, и специалният състав за софтуер по чл. 185б.
Запечатването по чл. 186, ал. 1 е за срок до 30 дни и се прилага независимо от глобата. Основанията включват неиздаване на документ за продажба, невъвеждане в експлоатация или нерегистриране на устройството, използване на устройство от неодобрен тип, нарушения при електронните системи с фискална памет и ползване на софтуер, различен от избрания.
Мярката се налага с мотивирана заповед на орган по приходите и се обжалва по реда на АПК, но по чл. 188 се допуска предварително изпълнение — тоест обектът може да бъде затворен, преди съдът да се произнесе. НАП оповестява списъци със запечатаните обекти на страницата си.
От 01.01.2026 г. чл. 187, ал. 4 изисква мярката да се прекратява едва след доказано пълно заплащане на глобата или санкцията, а при повторно нарушение отпечатване не се разрешава преди изтичане на един месец от запечатването.
| Нарушение | Физическо лице | Юридическо лице и ЕТ |
|---|---|---|
| Неиздаден бон — чл. 185, ал. 1 | 102,26 – 511,29 € | 511,29 – 2 045,17 € |
| Довело до неотразяване на приходи — чл. 185, ал. 2 | 306,78 – 1 022,58 € | 3 067,75 – 10 225,84 € |
| Отговорност на касиера — чл. 185, ал. 3 | 102,26 – 511,29 € | — |
| Софтуер, различен от избрания — чл. 185б | 511,29 – 1 533,88 € | 2 556,46 – 5 112,92 € |
| Клиент без бон — чл. 185, ал. 6 | 5,11 € | — |
Сумите в ЗДДС са изписани в старата парична единица и това не е пропуск на законодателя. Параграф 5, ал. 1 от преходните разпоредби на Закона за въвеждане на еврото постановява, че нормативните актове, уреждащи плащания на глоби и санкции в предишната единица, продължават да се прилагат с превалутиране по чл. 12 и чл. 13. Таблицата по-горе прилага точно този механизъм, но не замества официално тълкуване — при производство се позовавайте на текста на закона. При повторно нарушение праговете по чл. 185, ал. 4 и ал. 5 се удвояват и утрояват.
Еврото и фискалните устройства
Член 20, ал. 2 от Закона за въвеждане на еврото задължава всяко лице, което приема плащания и издава фискален или системен бон, да ги регистрира и отчита в евро и центове. Член 26, ал. 4 от наредбата е формулиран самообновяващо се: всички регистрирани и натрупвани суми се изразяват във валутата на Република България.
Периодът на двойно обозначаване на цените е приключил. Член 15, ал. 2 от същия закон го фиксира от 08.08.2025 г. до 08.08.2026 г. — тоест той започва преди въвеждането и приключва осем месеца след него. Задължението по чл. 20, ал. 1 за изписване на сумата и в старата единица е отпаднало. Остава само възможността по чл. 26, ал. 4а от наредбата общата сума да се посочва и в друга валута, задължително с обменния курс.
Технически промяната минава през производствен параметър за валута в приложение № 1, раздел I, т. 17, със стойности от „0“ до „3“. Параметърът приема стойност последователно във възходящ ред и еднократно, с изключение на устройствата в автомати на самообслужване, които могат да минат директно от „0“ на „3“. Връщане назад няма — грешна стъпка изисква намеса на производителя.
Срокът за привеждане в съответствие беше 07.08.2025 г. по § 71, ал. 1 от преходните разпоредби към ДВ, бр. 42 от 2025 г., а за автоматите на самообслужване — до деня преди въвеждането на еврото.
Какво често се твърди погрешно
- •„ВАС отмени наредбата.“ Три различни акта се смесват: Решение № 5079 от 2013 г. обявява нищожност на чл. 2, ал. 2, т. 4; Решение № 14406 от 20.11.2020 г. отменя редица разпоредби, включително чл. 16, ал. 3; Решение № 4931 от 19.04.2021 г. обезсилва част от тази отмяна. Наредбата действа.
- •„Фактурата замества касовия бон при плащане в брой.“ Не. Член 25, ал. 1 казва „независимо от документирането с първичен счетоводен документ“. Обратното обаче е вярно — по чл. 34 фискалните бонове са и фактури по смисъла на ЗДДС, ако отговарят на изискванията му.
- •„Двойното обозначаване продължава до края на 2026 г.“ Не. Приключи на 08.08.2026 г.
- •„Устройството е регистрирано, щом сервизът подаде документите.“ Не. Регистрацията е при потвърждението от НАП — чл. 18, ал. 3.
- •„Електронният бон вече е свободно допустим.“ Само условно. Член 118, ал. 3 от ЗДДС продължава да определя фискалния бон като хартиен документ; електронният е изключение по чл. 3, ал. 18 и ал. 19 и при поискване от клиента бонът се издава на хартия.